TMS und CSRD-Vorbereitung: Wie deutsche Unternehmen jetzt die richtige Transport-IT für künftige Nachhaltigkeitsberichte aufbauen

Deutsche Unternehmen können nicht mehr warten. Die EU-Omnibus-Verordnung bringt zwar eine Verschiebung der CSRD-Pflichten um zwei Jahre für die sogenannte „Welle 2" und „Welle 3", doch diese Atempause sollten Sie strategisch nutzen. Die durch das erste Omnibus-Paket gewonnene Zeit bietet eine einmalige Chance, Ihre Transport Management Systems (TMS) jetzt für die unvermeidlichen Nachhaltigkeitsberichtspflichten zu rüsten.

Aktuelle Rechtslage: CSRD-Aufschub als strategische Chance

Am 14. April 2025 hat der Rat der EU der zeitlichen Verschiebung der EU-Vorschriften zur Nachhaltigkeitsberichterstattung zugestimmt. Unternehmen der sogenannten „Welle 2" und „Welle 3" erhalten jeweils zwei Jahre Aufschub. Das bedeutet konkret: Für Unternehmen, die eigentlich ab dem Geschäftsjahr 2025 berichtspflichtig gewesen sind, verschieben sich die Berichtspflichten um zwei Jahre.

Entscheidend dabei: Nach Schätzungen der Europäischen Kommission soll das Omnibus-Paket die Zahl der gemäß der CSRD berichtspflichtigen Unternehmen um 80 % senken. Die neuen Schwellenwerte sehen vor, dass die CSRD nur noch für große Kapitalgesellschaften mit durchschnittlich über 1.000 Beschäftigten und mit entweder einer Bilanzsumme über EUR 25.000.000 oder Nettoumsatzerlösen über EUR 50.000.000 gilt.

Frühestens Ende 2025 ist mit einer Entscheidung zu rechnen. Bis dahin bleiben die ursprünglichen Kriterien in Kraft – aber die Wahrscheinlichkeit für substanzielle Erleichterungen steigt. Dennoch sollten deutsche Unternehmen diese Rechtsunsicherheit nicht als Grund für Untätigkeit verstehen.

Warum TMS für CSRD-Compliance unverzichtbar wird

Scope 3 oft includes the largest emission sources – especially in sectors like manufacturing, automotive or consumer goods. Im Transport- und Logistikbereich ist das Bild noch dramatischer: Scope 3 emissions – indirect emissions caused by another organisation's activities in another's value chain, such as the transport of goods können bis zu 70% der gesamten Unternehmensemissionen ausmachen.

Manually collecting this information and tying it together in an Excel sheet is obviously a hopeless task. Fortunately, technology can lend a hand. Many organisations – particularly those who became bound by the compliance requirements of CSRD in wave one – have therefore opted for a Transport Management System (TMS). Die Realität zeigt: Typically, companies do not have sufficient data or fail to extract the right insights from that information. Moreover, the CSRD requires far more accurate data reporting.

A TMS is therefore an indispensable tool to aid with CSRD compliance (and other sustainability reporting standards, such as IFRS S1 and IFRS S2 – as well as future standards being assessed). Die Integration wird dabei zur Kernherausforderung: While Scope 1 and 2 emissions are easier to quantify, CSRD Scope 3 reporting requires data from suppliers, customers, and recyclers. That makes Scope 3 both the most material and most difficult element of the corporate CSRD carbon footprint.

Technische Anforderungen: Was Ihr TMS können muss

Deutsche Unternehmen benötigen mehr als nur CO2-Tracking. Reporting emissions from Scope 1 and 2 is mandatory in the first year of Carbon Accounting under CSRD, while Scope 3 emissions are mandatory from the second year. Ihr TMS muss daher folgende Kernfunktionen bieten:

Automatisches CO2-Tracking nach GHG Protocol: The directive is based on the European Sustainability Reporting Standards (ESRS), which provide a unified framework for structuring and validating disclosures across industries. Companies must disclose all relevant value-chain emissions, using the Greenhouse Gas Protocol as the methodological foundation. Systeme wie Cargoson integrieren diese Berechnungen direkt in den Transportplanungsprozess, während Enterprise-Lösungen wie SAP Transportation Management oder Descartes separate Module anbieten.

DSGVO-konforme Datenspeicherung in EU-Rechenzentren: Die DSGVO erfordert, dass Organisationen personenbezogene Daten an spezifischen geografischen Standorten speichern und verarbeiten. Unter der DSGVO müssen Organisationen sicherstellen, dass personenbezogene Daten von EU-Bürgern innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) gespeichert und verarbeitet werden. Hier zeigen sich deutliche Unterschiede: Während amerikanische Anbieter oft komplexe Data-Residency-Konstruktionen anbieten, setzen europäische Lösungen wie Cargoson oder Transporeon auf native EU-Rechenzentren.

API-Schnittstellen zu CSRD-Software: Die Integration mit spezialisierten Nachhaltigkeitstools wird unumgänglich. SAP bietet mit dem SAP Sustainability Control Tower eine integrierte Lösung, während andere TMS-Anbieter auf Partnerintegrationen setzen müssen.

Drei Implementierungsstrategien für den deutschen Mittelstand

Strategie 1: Stand-alone TMS mit CSRD-Schnittstellen

Kostenrahmen: €50.000-150.000 jährlich für 50-200 LKW. Anbieter wie Cargoson, Alpega oder nShift bieten modulare Lösungen mit API-Anbindungen zu CSRD-Compliance-Tools. Vorteil: Schnelle Implementierung und fokussierte Funktionalität. Nachteil: Mehrere Systeme erfordern zusätzliche Integrationskomplexität.

Strategie 2: Integrierte Lösung (TMS + Nachhaltigkeits-Modul)

Kostenrahmen: €150.000-400.000 jährlich. SAP Transportation Management mit Sustainability Control Tower oder Descartes mit Carbon-Footprint-Modulen. Vorteil: Single-Source-Ansatz mit einheitlicher Datenqualität. Nachteil: Vendor-Lock-in und höhere Gesamtkosten.

Strategie 3: Best-of-breed mit zentraler Datenplattform

Kostenrahmen: €200.000-600.000 jährlich. Kombination aus spezialisiertem TMS (z.B. MercuryGate, Cargoson) mit dedizierten CSRD-Plattformen über zentrale Datenintegration. Vorteil: Beste Funktionalität in jedem Bereich. Nachteil: Höchste Implementierungskomplexität.

Die Kostendifferenzen sind erheblich: Cloud-TMS-Lösungen kosten typischerweise €100.000 für eine 100-LKW-Flotte, während On-Premise-Systeme bereits im ersten Jahr über €200.000 verursachen können.

Compliance-Fallstricke vermeiden: GoBD, DSGVO und Archivierung

Deutsche Unternehmen unterschätzen oft die Komplexität der lokalen Compliance-Anforderungen. Die GoBD fordern Revisionssicherheit. Zentrale Forderung der GoBD ist die Revisionssicherheit, das heißt die Unveränderbarkeit der Buchhaltung.

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD regelt die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung digitaler Belege. Sie ist für alle Unternehmen verpflichtend und schützt bei Betriebsprüfungen. Ihr TMS muss daher folgende GoBD-Anforderungen erfüllen:

• Vollständige und zeitnahe Erfassung aller Transportdokumente
• Unveränderbare Archivierung mit Audit-Trail
• Nachvollziehbare Verfahrensdokumentation
• Revisionssichere Datenspeicherung für 10 Jahre

Ein praktisches Problem: Das Immobilienunternehmen Deutsche Wohnen musste mit 14,5 Millionen Euro das höchste Datenschutz-Bußgeld zahlen, das bisher in Deutschland verhängt wurde. Für die jahrelange Speicherung von Daten aktueller und ehemaliger Mieter fehlte eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO. Das Unternehmen berief sich zur Verteidigung auf die GoBD. Das zeigt: In der Praxis von zentraler Bedeutung: ein durchdachtes Löschkonzept.

Marktübersicht: TMS-Anbieter mit CSRD-Readiness

Der deutsche Markt zeigt eine klare Dreiteilung:

Enterprise-Anbieter: SAP – Pricing: Enterprise pricing typically starting at €250,000-€1,000,000+ annually, with significant implementation costs often reaching seven figures. Dafür bietet SAP mit dem SAP Sustainability Control Tower nachhaltige wirtschaftliche Aktivitäten gezielt anhand der EU-Taxonomie dokumentieren und relevante KPIs für die CSRD-Berichterstattung erfassen und ausweisen. Einen schnellen Einstieg in das Datenmanagement.

Spezialisierte Mittelstandslösungen: Cargoson positioniert sich als agile Alternative für den Mittelstand. Für Mittelständler bietet Cargoson eine kosteneffektive Alternative zu Enterprise-Lösungen, ohne bei der Funktionalität Kompromisse einzugehen. Cargoson provides intuitive tools to manage personalized pricelists and instantly compare freight prices, including transit times and CO2 emissions across all transport modes. The system supports quick, ad-hoc quotations.

Plattform-Anbieter: Transporeon entwickelt Carbon Visibility-Updates, die entscheidend für die Verbesserung der Nachhaltigkeit im Transport- und Logistiksektor sind. Die Möglichkeit, den Kraftstoffverbrauch anhand objektiver Primärdaten zu berichten, ist von entscheidender Bedeutung. Die zuverlässige und präzise Messung der Emissionen ist ein echter Wettbewerbsvorteil.

Die Bewertungskriterien sollten umfassen: DACH-Compliance (DSGVO, GoBD), EU-Rechenzentrumsstandorte, deutschen Support sowie eFTI-Readiness für die ab 2027 geltenden elektronischen Frachtdokumente.

Roadmap 2025-2027: Schrittweise Vorbereitung

Phase 1 (2025): Datensammlung und Prozesse etablieren

Implementierung der TMS-Grundfunktionen mit CO2-Tracking. A TMS implementation can easily take three to six months. So to be ready by January 2025, businesses due to comply need to get started immediately. Budget: €80.000-200.000 je nach Systemkomplexität.

Phase 2 (2026): Integration und Automatisierung

Anbindung an ERP-Systeme und erste CSRD-Testberichte. Hier zahlt sich die Anbieterauswahl aus: Cargoson erfüllt diese Kriterien und bietet zusätzlich eine agile Implementierung, die typischerweise schneller als bei Enterprise-Lösungen erfolgt. Die Plattform kombiniert moderne Cloud-Architektur mit DACH-spezifischen Compliance-Features.

Phase 3 (2027+): Vollständige CSRD-Compliance

Erste verpflichtende Nachhaltigkeitsberichte für betroffene Unternehmen. These disclosures must be audit-ready and structured according to double materiality principles. Gleichzeitig wird die eFTI-Verordnung vollständig in Kraft treten.

Ihre Entscheidung heute bestimmt, ob Sie 2027 zu den Compliance-Gewinnern gehören oder unter enormem Zeitdruck teure Notlösungen implementieren müssen. ESG-Ratings, Bankenreportings, Lieferketten-Anforderungen, CO₂-Reduktionsziele: Sie alle erfordern nachvollziehbare ESG-Daten, auch ohne gesetzliche Pflicht. Die TMS-Transformation ist längst keine IT-Entscheidung mehr – sie ist strategische Zukunftssicherung.