GoBD-Archivierung im TMS einrichten: 7 Schritte

Ein TMS erzeugt täglich Dutzende Belege mit Buchungsrelevanz: Frachtrechnungen, eCMR, Auftragsbestätigungen, Zolldokumente. Sobald diese Daten nicht mehr manuell abgelegt, sondern automatisiert ins Archivsystem übergeben werden sollen, braucht es eine GoBD-konforme Archivierung im TMS, die Fristen, Unveränderbarkeit und Zugriffsrechte technisch abbildet – nicht nur auf Papier beschreibt. Dieser Leitfaden zeigt die Konfiguration Schritt für Schritt, inklusive der seit 2025 verkürzten Aufbewahrungsfristen durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV).

Was Sie vor dem Start prüfen müssen

Bevor Sie die Schnittstelle konfigurieren, brauchen Sie Klarheit über zwei Dinge: welche Dokumenttypen Ihr TMS überhaupt erzeugt, und ob es eine technische Export-Möglichkeit dafür gibt. Ohne diese Vorarbeit endet jede Konfiguration in Nacharbeit.

• Vollständige Liste der Dokumenttypen: Frachtbriefe/eCMR, Frachtrechnungen, Auftragsbestätigungen, Zolldokumente, Lieferscheine
• Rechtsgrundlage je Dokumenttyp klären: § 147 AO, GoBD-Schreiben des BMF, § 257 HGB
• Technische Voraussetzung: Ihr TMS muss eine Export-API oder einen Webhook für den Dokumentenausgang bieten, idealerweise im Format PDF/A-3 mit eingebettetem XML bei E-Rechnungen
• Zielsystem festgelegt: DMS/ECM mit GoBD-Zertifizierung, nicht nur ein Cloud-Ordner

Prüfen Sie bei Ihrer Plattform konkret, ob eine solche Schnittstelle existiert – unabhängig davon, ob Sie mit Transporeon, Alpega, MercuryGate, Descartes, SAP TM, Blue Yonder, Oracle TM oder Cargoson arbeiten. Die Architektur unterscheidet sich, aber das Prinzip bleibt: TMS erzeugt das Dokument, das Archiv übernimmt es unveränderbar mit Metadaten.

Die 7 Schritte zur GoBD-konformen Archivierung im TMS

Schritt 7: Verfahrensdokumentation erstellen und Testexport durchführen

Die Verfahrensdokumentation ist kein optionales Beiwerk. Ohne Verfahrensdokumentation gilt Ihre Buchführung als formell nicht ordnungsmäßig. Sie muss den vollständigen Weg eines Belegs beschreiben: Einleitung, Prozessbeschreibung, IT-Systeme, interne Kontrollen und Archivierung, wobei jeder Abschnitt so gestaltet sein muss, dass ein sachkundiger Dritter die Abläufe ohne Rückfragen versteht. Nach Fertigstellung folgt der Praxistest: exportieren Sie einen Beleg über die volle Kette – TMS, Übergabe ans Archiv, Volltextsuche, Anzeige des Audit-Trails. Erst wenn dieser Testlauf ohne manuellen Eingriff funktioniert, ist die Konfiguration abgeschlossen.

Schritt 6: Zugriffsrechte nach Z1/Z2/Z3 einrichten

Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt zwischen drei Zugriffsarten wählen. Beim unmittelbaren Zugriff (Z1) nutzt der Fiskus das Recht, das DV-System des Steuerpflichtigen direkt zur Prüfung zu nutzen, wobei der Betriebsprüfer in Form eines Nur-Lesezugriffs auf die Daten zugreift. Beim mittelbaren Zugriff (Z2) führt das Unternehmen auf Anforderung des Prüfers selbst Auswertungen durch und stellt die Ergebnisse bereit, wobei der Prüfer die gewünschten Abfragen festlegt. In der Praxis ist Z3 am häufigsten: Der Prüfer fordert einen Datenexport an und wertet ihn mit der Prüfsoftware IDEA aus. Wichtig für Ihr TMS-Archiv: Ein PDF der Buchungsliste reicht nicht – gefordert sind strukturierte Daten, die sich filtern, sortieren und analysieren lassen. Richten Sie ein Rollenmodell ein, das zwischen Leserechten, Exportrechten und administrativen Rechten trennt, und dokumentieren Sie, wer welche Rolle innehat. Bei verweigerter Mitwirkung drohen empfindliche Sanktionen: Bei Verweigerung der Mitwirkungspflicht kann die Finanzbehörde gemäß § 146 Abs. 2c AO ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro verhängen.

Schritt 5: Unveränderbarkeit technisch nachweisen

Die GoBD verlangen, dass Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitnah, geordnet, unverlierbar, unveränderbar und nachvollziehbar dokumentiert werden. Einmal gespeicherte Daten müssen revisionssicher sein. Technisch heißt das: Speicherung auf einem Medium, das nachträgliches Überschreiben verhindert (WORM-Prinzip), Prüfsummen pro Dokument und eine lückenlose Protokollierung von Zugriffen. Revisionssichere Archivierung ist die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten in einem Archivsystem, das Änderungen verhindert oder lückenlos dokumentiert. Ein normaler Cloud-Ordner ohne Versionskontrolle und Löschsperre erfüllt das nicht – Dateien lassen sich dort ersetzen, ohne dass eine Spur bleibt.

Schritt 4: Format festlegen – PDF/A-3 mit eingebettetem XML als führendes Dokument

Bei E-Rechnungen reicht ein gerendertes PDF nicht aus. An den Aufbewahrungspflichten für E-Rechnungen ändert sich grundsätzlich nichts: Sie müssen unverändert im Originalformat über die gesamte Aufbewahrungsfrist archiviert werden, wobei ab 2026 besonderes Augenmerk auf die revisionssichere Speicherung einschließlich digitaler Signaturen zu legen ist. Stellen Sie im Export-Mapping sicher, dass die XRechnung-XML als Originaldokument gespeichert wird und das PDF nur als menschenlesbare Sichtansicht dient.

Schritt 3: Exportschnittstelle TMS → DMS mit Feldmapping konfigurieren

Definieren Sie beim Export die Pflichtfelder, die mit jedem Dokument ins Archiv wandern: Auftragsnummer, Frachtführer-ID, Zeitstempel der Belegerstellung und ein Belegart-Kennzeichen (Frachtrechnung, eCMR, Zolldokument). Diese Metadaten sind später die Grundlage für die Volltextsuche und für einen strukturierten Z3-Export bei einer Betriebsprüfung. Ohne sauberes Mapping landen Dokumente zwar im Archiv, sind aber nicht auffindbar – was faktisch derselbe Zustand ist wie kein Archiv.

Schritt 2: Die Stichtagsregel korrekt anwenden

Die Verkürzung gilt nicht pauschal für alle Belege, sondern nur für solche, deren alte Frist am Stichtag noch lief. Die Verkürzung gilt für alle Belege, deren bisherige Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war – die neue Regelung wirkt also auch rückwirkend auf ältere Unterlagen. Konkret heißt das: Buchungsbelege aus dem Jahr 2017 dürfen vernichtet werden – nach der alten Regelung hätten Sie diese bis Ende 2027 aufbewahren müssen. Prüfen Sie in Ihrem TMS-Archiv, welche Belegjahrgänge betroffen sind, bevor Sie automatisierte Löschregeln aktivieren. Ein pauschales Löschskript ohne Einzelprüfung ist bei laufenden Verfahren riskant.

Schritt 1: Dokumenttypen den richtigen Fristkategorien zuordnen

Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gelten für Buchungsbelege nicht mehr zehn, sondern acht Jahre. Das BEG IV hat die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege parallel in der Abgabenordnung (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 3 Satz 1 AO) und im Handelsgesetzbuch (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 4 HGB) angepasst. Für Ihr TMS bedeutet das: Frachtrechnungen und Auftragsbestätigungen mit Buchungscharakter fallen unter die 8-Jahres-Frist. Jahresabschlüsse, Bilanzen und Handelsbücher bleiben dagegen weiterhin zehn Jahre aufbewahrungspflichtig. Reine Lieferscheine ohne Handelsrechtsbezug haben laut Fachberatung keine gesetzliche Mindestfrist, dennoch wird eine strukturierte Archivierung empfohlen. Legen Sie diese Zuordnung tabellarisch fest, bevor Sie mit der technischen Konfiguration beginnen.

Der häufigste Fehler: Nur das PDF, nicht das Original archivieren

Viele TMS- und ERP-Integrationen speichern bei E-Rechnungen nur die gerenderte PDF-Ansicht, nicht die zugrunde liegende XML. Das Problem dabei: E-Rechnungen wie die XRechnung sind reine XML-Dateien, nicht menschenlesbar und nicht im klassischen Sinn abheftbar – da sie dennoch über Jahre aufbewahrt werden müssen, ist ein digitales, revisionssicheres Archiv praktisch unverzichtbar. Wird nur das PDF archiviert, fehlt bei einer Prüfung das eigentliche Original. Die Lösung liegt im Export-Mapping aus Schritt 4: Stellen Sie das Feld so ein, dass die XML als führendes Dokument gilt und das PDF ausschließlich als Sichtformat referenziert wird. Prüfen Sie das nach jeder größeren Systemumstellung erneut – ein API-Update auf Seiten des TMS-Anbieters kann dieses Mapping unbemerkt zurücksetzen.

Welche Archivsysteme erfüllen die GoBD-Anforderungen?

Nicht jedes DMS ist automatisch GoBD-fest. Die folgende Übersicht nennt Systeme, die in Fachquellen im Logistikkontext als GoBD-konform beschrieben werden.

Vor der Kaufentscheidung lohnt ein Blick in die Zertifizierungsnachweise des Anbieters – "GoBD-konform" ist kein geschützter Begriff, sondern eine Selbstauskunft, die Sie bei der Betriebsprüfung selbst verteidigen müssen.

Kurzcheckliste zum Abschluss

• Fristen je Dokumenttyp zugeordnet (8 Jahre Buchungsbelege, 10 Jahre Bilanzunterlagen)
• Stichtagsregel für Bestandsbelege geprüft, keine pauschale Löschung ohne Einzelfallprüfung
• Exportschnittstelle TMS → Archiv mit vollständigem Feldmapping produktiv
• XML als führendes Dokument bei E-Rechnungen archiviert, PDF nur als Sichtformat
• Unveränderbarkeit technisch nachgewiesen (WORM, Prüfsummen, Zugriffsprotokoll)
• Rollenmodell für Z1/Z2/Z3-Zugriff dokumentiert
• Verfahrensdokumentation aktuell und Testexport erfolgreich durchgeführt

Wenn Sie diese sieben Schritte durchlaufen haben, ist die Schnittstelle nicht nur technisch fertig, sondern auch prüfungsfest dokumentiert. Der nächste sinnvolle Termin: ein interner Probe-Audit mit der eigenen IT oder dem Steuerberater, bei dem ein Z3-Export simuliert wird – bevor es das Finanzamt tut.